Aprende a sacarle provecho a Google Drive durante tu home office

Muchas personas ya se encuentran aisladas en casa debido a la pandemia de coronavirus (Covid-19), y gran parte de ellas hacen home office, es decir, que trabajan desde su casa.

Sabemos que una de las herramientas más usadas en el trabajo es Google Drive, a través de la cual puedes compartir documentos con varias personas, pero aunque esta es su función más famosa, no es la única.

Es por eso por lo que, en De10.mx recopilamos algunos trucos que podrían servirte para sacarle provecho a Google Drive en estos días de cuarentena por el coronavirus. Es útil para aquellos que apenas empiezan a familiarizarse con esta herramienta, así como para aquellos que ya lo dominan un poco más:

En Google Drive puedes crear documentos de otros servicios de Google, como presentaciones o documentos de Word. Sólo tienes que pulsar el botón “Nuevo” que se encuentra en la parte izquierda, inmediatamente se desplegará un menú con opciones como hojas de cálculo o presentaciones.

Uno de los trucos más útiles  (y que no a todos les queda claro) es la posibilidad de compartir carpetas con otros usuarios. Si subimos un archivo a dicha carpeta, nosotros podemos darle acceso a ese archivo al usuario que queramos. Da clic en “Nuevo”, luego en “Carpeta”. Le tendrás que dar un nombre y luego al darle clic derecho con el mouse, se despliega un menú con la opción “Compartir”. Inmediatamente se desplegará una ventana para que coloques los correos electrónicos de las personas que tendrán acceso al archivo.

Una de las más herramientas más usadas en Google Drive es la de carpetas compartidas, pero también es posible compartir un solo archivo, sin la necesidad de crear la carpeta. Únicamente tienes que colocar el cursor sobre el archivo que deseas compartir y dar clic derecho sobre él. Selecciona la opción “Obtener enlace para compartir”.

Al dar clic, se crea un enlace para compartirlo a través de la vía que más te convenga, como WhatsApp o correo.

¿Sabías que puedes tener sincronizado tu Google Drive con tu computadora? Así todo lo que tengas almacenado en tu equipo se sube a Drive para que puedas disponer de tu información a donde quiera que vayas, aunque necesitas instalar dos programas que puedes descargar desde el mismo Drive.

En Google Drive pulsa el ícono del engrane, luego “Descargar Copia de seguridad y Sincronización para Windows”. Después se realiza la instalación y se iniciará sesión en Google. Después únicamente tienes que activar la sincronización de las carpetas que requieras. Todo lo que se suba a esas carpetas desde la PC estarán en Google Drive.

Si realizaste cambios en un archivo en Drive, puede pasar que quieras recuperar el archivo original, el que no tiene modificaciones. Para eso está la opción de “Versiones anteriores” y para recuperarlas tienes que seguir estos pasos:

Da clic derecho sobre el archivo y elige “Gestionar versiones”. Te aparecerá una lista con las diferentes versiones del archivo y podrás “Descargar”, “Conservar para siempre” o “Eliminar”. Sólo toma en cuenta que estos archivos también ocupan espacio en Google Drive.

Si ya tienes muchos archivos en la nube, es posible que te convenga destacar los más importantes o los que más utilizas. Lo único que hay que hacer es dar clic derecho sobre el archivo y pulsar “Añadir a destacados”. Este apartado se ubica en la parte izquierda y si das clic ahí, verás todos los archivos que marcaste como “Destacados”.

Drive te da la posibilidad de trabajar documentos de manera offline. Cuando te vuelvas a conectar, el servicio se sincronizará con los cambios realizados. Tienes que establecer el acceso offline desde la extensión de Google Docs Offline. Luego ingresas a Drive a “Configuración” y seleccionar, en la sección Offline, la opción de “Sincronización sin conexión” Para abrir y editar archivos sin conexión, ingresa a tu cuenta en Google usando Chrome.

A veces no son suficientes los 15 GB gratuitos que ofrece Google, pero antes de comprar espacio asegúrate de eliminar las copias de seguridad que has hecho de tus documentos, pues son de los elementos que más almacenamiento ocupan en la nube. Abre Google Drive, en la parte izquierda del menú debe aparecer “Copias de Seguridad”. Ahí, debes elegir aquellos que deseas eliminar, seleccionándolos y pulsando el ícono de la papelera.

Esta es una de las funciones más útiles. Si tienes un PDF en Google Drive y quieres pasarlo a archivo de texto, búscalo en tu unidad y pulsa en él con el botón derecho para ir a “Abrir con” y luego “Documentos de Google”. El nuevo documento se guarda en tu Drive como un documento de texto compatible con Drive y con el Word normal.

Este es otro de los aspectos llamativos, pues puedes descargar cualquier documento en otro tipo de archivo. Con el documento abierto, ve a “Archivo”, luego a “Descargar” y selecciona el formato que desees. Así puedes guardar en PDF, .docx, EPUB o HTML.